Equipo: usuarios, roles, permisos y vacantes

Este capítulo cubre dos secciones del menú lateral del backoffice de Eatsy Orders:

• Users (ES: "Usuario") — tu lista de personal, los roles que les asignas y el catálogo de permisos que los roles pueden otorgar.
• Jobs (ES: "Trabajos") — las vacantes que publicas y los candidatos que aplican (o que agregas a mano).

Qué puedes hacer aquí

• Agregar a las personas que trabajan en tu restaurante como empleados (personal que inicia sesión en el backoffice y/o en la app POS/iPad), con su nombre, puesto, email de acceso, teléfono, PIN/código de acceso y el/los rol(es) que reciben.
• Editar un empleado, activarlo/desactivarlo (Active/Inactive), asignar un Superior (gerente) y eliminarlo.
• Crear tus propios roles personalizados y elegir exactamente qué permisos otorga cada rol (por ejemplo, quién puede ver pedidos, editar el menú o gestionar personal).
• Consultar el catálogo completo de permisos para entender qué desbloquea cada uno.
• Publicar vacantes (puesto, descripción, fotos y preguntas personalizadas de postulación), alternar una vacante entre hiring y not-hiring, y eliminarla.
• Revisar candidatos que aplicaron a una vacante, cambiar su estado a medida que avanzan en tu proceso de contratación y agregar candidatos manualmente.

Dónde encontrarlo

• Users: ítem del menú lateral Users → https://admin.eatsyorders.com/users. Abre tres pestañas: Employees, Roles, Permissions.
• Jobs: ítem del menú lateral Jobs → https://admin.eatsyorders.com/jobs. Abre dos pestañas: Vacancies, Candidates.

Visibilidad — Users. El ítem Users del menú lateral solo aparece si tu cuenta tiene el permiso see-users. Dentro de la página, cada pestaña está controlada por su propio permiso y se oculta si no lo tienes: Employees necesita see-employee, Roles necesita see-role, Permissions necesita see-permission. Si no tienes ninguno de estos, la página muestra un mensaje "You do not have permission" en lugar de las pestañas.

Visibilidad — Jobs. El ítem Jobs del menú lateral solo aparece si tu cuenta tiene el permiso see-jobs. Dentro, la pestaña Vacancies necesita see-vacancy y la pestaña Candidates necesita see-candidate; las pestañas que te falten se ocultan, y si no tienes ninguna verás el mensaje "You do not have permission".

Las pestañas también se pueden abrir directamente por URL, p. ej. https://admin.eatsyorders.com/users?tab=roles o https://admin.eatsyorders.com/jobs?tab=candidates.

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Pestaña Employees (Users → Employees)

Dónde: página Users, pestaña Employees (ES: "Empleados") — https://admin.eatsyorders.com/users?tab=employees.

Para qué sirve: Esta es la lista maestra de tu personal. Cada fila es un empleado, mostrando si está activo (punto verde) o inactivo (punto rojo), su(s) rol(es), teléfono, email de acceso y gerente. Desde aquí creas, editas y eliminas personal.

Las columnas de la tabla son: Name, Role, Phone, Email, Manager.

Agregar un empleado

1. Haz clic en New Employees (ES: "Nuevos empleados") arriba a la derecha. (El botón solo se muestra si tienes add-employee.)
2. Llegas al formulario de empleado en https://admin.eatsyorders.com/users/employee/new. Completa las secciones descritas en "El formulario de empleado" abajo.
3. Haz clic en Save (ES: "Guardar") y confirma en el diálogo "Save changes".

Si la lista está vacía, el estado vacío muestra un enlace Create new employee que te lleva al mismo formulario (solo si tienes add-employee).

Editar un empleado

1. Haz clic en cualquier parte de la fila del empleado, o abre el menú de tres puntos de la fila y elige Edit (ES: "Editar"). Cualquiera de las dos requiere el permiso edit-employee — sin él, las filas no son clicables y la opción de menú/Edit está oculta.
2. Vas a https://admin.eatsyorders.com/users/employee/…/edit.
3. Haz tus cambios y Save.

Eliminar un empleado

1. Abre el menú de tres puntos de la fila y elige Delete (ES: "Eliminar"). Esta opción solo aparece si tienes delete-employee.
2. Aparece un diálogo de confirmación ("Are you sure you want to delete {name}?"). Haz clic en Delete para confirmar o Cancel para salir.
3. También puedes eliminar desde dentro del formulario de edición usando el botón Delete en el panel de acciones.

Detalle: La eliminación es inmediata y permanente (no hay papelera/restauración para empleados). Si solo quieres impedir que alguien inicie sesión, prefiere ponerlos en Inactive (ver abajo) en lugar de eliminarlos.

Cargar más

Si tienes mucho personal, solo se carga una primera página. Un botón Load more (ES: "Cargar más") al final obtiene el siguiente lote.

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El formulario de empleado (nuevo / editar)

Dónde: https://admin.eatsyorders.com/users/employee/new y .../users/employee/…/edit.

Visibilidad: El formulario nuevo requiere add-employee; el de edición requiere edit-employee. Sin el permiso correcto obtienes una pantalla "You do not have permission".

El formulario es una sola pantalla dividida en secciones. En pantallas anchas los botones Save/Delete/Cancel están en un panel a la derecha; en pantallas estrechas (≤792px de ancho) aparecen como una barra arriba.

Sección: encabezado (nombre, puesto, interruptor active)

Sección: Contact Information (ES: "Información de Contacto")

Detalle: El email es la identidad del empleado en el sistema. Usa un email real y único por persona.

Sección: Employee code (ES: "Código de empleado")

Cómo usar el campo de código:

1. Escribe o pega el código en Code.
2. El ícono del ojo alterna entre oculto (puntos) y texto visible.
3. El ícono de copiar copia el código al portapapeles y muestra la confirmación "Employee code copied to clipboard successfully".

Sección: Employee configuration (ES: "Configuración de empleado")

Cómo asignar roles:

1. Haz clic en el dropdown Role.
2. Haz clic en cada rol que quieras; los roles seleccionados se muestran como chips. Haz clic de nuevo en la fila de un chip para deseleccionarlo.
3. Los roles vienen de la pestaña Roles — si un rol aún no está ahí, créalo primero.

Guardar y el paso de confirmación

1. Haz clic en Save (en el panel lateral o la barra superior). El formulario valida primero; cualquier error resalta los campos afectados.
2. Aparece un diálogo Save changes ("Do you like to save changes on {first name}?"). Haz clic en Save changes para confirmar o Cancel para seguir editando.
3. Si tiene éxito verás una confirmación verde. Si sales del formulario con ediciones sin guardar, un aviso "Are you sure you want to leave the page?" protege tu trabajo.

Nota de sync de conductor (detalle): Si le das a un empleado un rol que lo convierte en driver, el sistema también intenta registrarlo en el sistema de delivery. Puedes ver un mensaje de seguimiento como "the driver was synced successfully", o una advertencia como "but the driver was not created/synced" con un motivo — motivos comunes: el empleado está inactivo, no hay ubicación asignada, ya existe un conductor con ese teléfono, o ya existe un conductor para ese empleado. El empleado se guarda de todos modos; la advertencia solo concierne al vínculo del conductor.

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Pestaña Roles (Users → Roles)

Dónde: página Users, pestaña Roles (ES: "Roles") — https://admin.eatsyorders.com/users?tab=roles.

Para qué sirve: Un rol es un paquete con nombre de permisos que asignas a empleados, para no otorgar permisos uno por uno. Cada card de rol muestra su nombre y una línea de resumen como "X Employees • Y Permissions". Expande una card para ver exactamente qué empleados lo tienen y qué permisos incluye (los permisos se listan como chips de color).

Crear un rol personalizado

1. Haz clic en New role (ES: "Nuevo rol") arriba a la derecha. (Solo se muestra con add-role.)
2. Se abre un modal. Completa:

1. Dentro del modal hay dos subpestañas: Permissions (ES: "Permisos") y Employees (ES: "Empleados"). Cambia entre ellas para elegir permisos y preasignar personal.
2. Haz clic en Save (ES: "Guardar"). Verás "{role name} created successfully".

Editar un rol

1. En una card de rol, abre el menú de tres puntos y elige Edit (ES: "Editar"). Requiere edit-role.
2. Se abre el mismo modal precargado. Cambia el nombre, descripción, permisos o empleados asignados, luego Save. Verás "{role name} edited successfully".

Eliminar un rol

1. En una card de rol, abre el menú de tres puntos y elige Delete (ES: "Eliminar"). Requiere delete-role.
2. Confirma en el diálogo "Delete role" ("Are you sure you want to delete {name}?"). Haz clic en Delete o Cancel.

Detalle — roles base: Algunos roles son roles base (integrados). En un rol base el menú de tres puntos Edit/Delete no aparece — no puedes editarlos ni eliminarlos, solo los roles personalizados que creaste.

Visibilidad: El menú de tres puntos en un rol solo se muestra si tienes edit-role o delete-role; dentro, Edit necesita edit-role y Delete necesita delete-role.

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Pestaña Permissions (Users → Permissions)

Dónde: página Users, pestaña Permissions (ES: "Permisos") — https://admin.eatsyorders.com/users?tab=permissions.

Para qué sirve: Un catálogo de solo lectura de cada permiso disponible en tu cuenta. Cada ítem muestra el nombre del permiso y (cuando se proporciona) una descripción. Esta es la referencia que usas al decidir qué poner en un rol. Aquí no creas ni eliminas permisos — los otorgas a roles (en la pestaña Roles) y los roles a empleados (en el formulario de empleado).

Nota: La lista exacta la proporciona el sistema de Eatsy y puede variar por cuenta/productos. No hay nada que editar en esta pestaña; sirve para consultar qué significa cada permiso.

Qué desbloquean los grupos de permisos

Los permisos siguen un patrón consistente: see- (puede ver la sección), add- (puede crear), edit- (puede modificar), delete- (puede eliminar), más algunos permisos especiales can-. Otorgar see-… es lo que hace que el ítem/pestaña correspondiente del menú lateral aparezca para ese usuario. Los grupos principales que puedes asignar a un rol incluyen:

• Orders & refunds: see-orders y los poderes especiales de pedido can-void-order, can-refund-order, can-partial-refund-order, can-request-delivery-refund-anytime — controlan quién puede ver pedidos y quién puede anular o reembolsar.
• Menu & products: see-menu/add-menu/edit-menu/delete-menu, más el mismo conjunto para categories, items, products, modifiers, cross-selling y schedules — controlan quién puede gestionar el menú.
• Marketing: coupons (see-coupons/add-coupon/edit-coupon/delete-coupon), promotions, campaigns/push-campaigns, y workflows (see-workflow/add-workflow/edit-workflow/delete-workflow).
• Channels / site: splash, social, website, articles, app-links, content, slides, playlists — controlan quién puede editar tu micrositio/app de marca y el media de TV.
• Team: employees (see-employee/add-employee/edit-employee/delete-employee), roles (see-role/add-role/edit-role/delete-role), permissions (see-permission) — es decir, quién puede gestionar personal y acceso (cubierto en este capítulo). Nota: el ítem Users del menú lateral en sí está controlado por see-users.
• Jobs: vacancies (see-vacancy/add-vacancy/edit-vacancy/delete-vacancy) y candidates (see-candidate/add-candidate/edit-candidate/delete-candidate); el ítem Jobs del menú lateral está controlado por see-jobs.
• Customers: see-customers/edit-customers, add-customer/delete-customer, see-leads/edit-leads.
• Places: places (see-place/edit-place) — para ver y editar ubicaciones (crear una ubicación nueva necesita un permiso de alta aparte que muchos roles no tienen).
• Account & settings: see-account/edit-account, edit-payment, edit-dual, edit-language, edit-takeout, configuración de lealtad, etc. Las ediciones de Delivery Dispatch usan manage-delivery-dispatch (sin él, la página Delivery Dispatch queda de solo lectura si puedes abrirla por acceso a marketplace).
• Special abilities: can-upload-video (permite subir video, no solo imágenes, en selectores de media) y los poderes de void/refund de pedidos listados arriba.

Las claves de permiso reales que existen las devuelve el sistema, así que tu cuenta puede mostrar un subconjunto o extras según tu plan/productos. Usa esta pestaña como la fuente de verdad en vivo, y la pestaña Roles para agruparlos.

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Pestaña Vacancies (Jobs → Vacancies)

Dónde: página Jobs, pestaña Vacancies (ES: "Vacantes") — https://admin.eatsyorders.com/jobs?tab=vacancies.

Para qué sirve: Tus vacantes publicadas. Cada fila muestra la foto/nombre del puesto, cuántos candidatos aplicaron, la fecha de creación y un interruptor Hiring. Columnas de la tabla: Position, Candidates, Creation Date, Hiring.

Activar/desactivar una vacante (Hiring)

• El interruptor Hiring en cada fila activa la vacante (acepta postulaciones) o la desactiva directamente desde la lista, sin abrirla. Requiere edit-vacancy. Verás un mensaje "{position} was edited successfully" (o un error).

Agregar una vacante

1. Haz clic en New vacancy (ES: "Nueva vacante") arriba a la derecha. (Solo con add-vacancy.)
2. Vas al formulario de vacante en https://admin.eatsyorders.com/jobs/vacancies/new (ver "El formulario de vacante" abajo).
3. Save y confirma.

El estado vacío ofrece un enlace Create new vacancy al mismo formulario.

Editar una vacante

1. Haz clic en la fila, o usa el menú de tres puntos → Edit (ES: "Editar"). Requiere edit-vacancy.
2. Vas a https://admin.eatsyorders.com/jobs/vacancies/{vacancyId}/edit.

Eliminar una vacante

1. Menú de tres puntos → Delete (ES: "Eliminar"). Requiere delete-vacancy.
2. Confirma en el diálogo "Delete vacancy". Haz clic en Delete o Cancel.

Visibilidad: El menú de tres puntos solo aparece si tienes edit-vacancy o delete-vacancy.

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El formulario de vacante (nuevo / editar)

Dónde: https://admin.eatsyorders.com/jobs/vacancies/new y .../jobs/vacancies/{vacancyId}/edit.

Visibilidad: Nuevo requiere add-vacancy; editar requiere edit-vacancy.

En pantallas anchas una Vacancy Preview en vivo y los botones Save/Delete/Cancel están a la derecha; en pantallas estrechas los botones aparecen como una barra superior.

Sección: encabezado (puesto, descripción, interruptor Hiring)

Sección: Vacancies Gallery (ES: "Galería de Vacantes")

Fotos que ilustran la publicación del puesto.

1. Haz clic en Add media para abrir el selector de media.
2. Arrastra y suelta o busca para subir imágenes. Se permiten hasta 3 imágenes; exceder esto muestra "the maximum number of images is (3)".
3. Las imágenes subidas aparecen como miniaturas; usa los controles de cada miniatura para eliminarla.

Detalle — videos: La subida de video (.mp4) solo se ofrece si tu cuenta tiene el permiso can-upload-video; de lo contrario solo se aceptan imágenes.

Sección: Custom Fields (las preguntas de postulación)

Aquí defines las preguntas que los candidatos deben responder al postular. El encabezado de la sección muestra la nota: "Custom Fields that the candidate can fill for their application."

1. Haz clic en Add new field (ES: "Añadir nuevo campo").
2. Para cada campo, configura:

1. Usa el ícono de papelera rojo junto a un campo para eliminarlo.

Sección: Candidates (solo modo edición)

Al editar una vacante existente, una lista Candidates muestra a todos los que han aplicado (solo lectura aquí). Si aún no hay ninguno, muestra "Nothing to show."

Guardar / eliminar

• Save valida y luego muestra el diálogo de confirmación "Save changes". Si tiene éxito: "{position} created/updated successfully".
• En modo edición, Delete abre un diálogo de confirmación antes de eliminar la vacante.

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Pestaña Candidates (Jobs → Candidates)

Dónde: página Jobs, pestaña Candidates (ES: "Candidatos") — https://admin.eatsyorders.com/jobs?tab=candidates.

Para qué sirve: Todos los que aplicaron a tus vacantes (o que agregaste manualmente), para que puedas revisarlos y dar seguimiento a dónde están en tu proceso de contratación. Columnas de la tabla: Name, Position (la vacante a la que aplicaron), Phone, Email, Status.

Revisar / editar un candidato (panel rápido)

1. Haz clic en la fila de un candidato, o usa el menú de tres puntos → Edit (ES: "Editar"). Requiere edit-candidate.
2. Un drawer lateral se desliza desde la derecha con los detalles del candidato (nombre, vacante, estado, "About yourself", teléfono, email) — puedes actualizarlos aquí sin salir de la lista.
3. Cambia el Status para avanzar al candidato (ver valores de estado abajo), luego Save y confirma. Si tiene éxito: "{name} was edited successfully".

El panel de detalle del candidato también muestra botones Send email (ES: "Enviar correo electrónico") y Call candidate (ES: "Llamar al candidato") junto a su info de contacto.

Nota: Los botones Send email y Call candidate pueden no abrir tu app de correo o el marcador en todas las cuentas. Usa los campos de teléfono/email para contactar al candidato si hace falta.

Agregar un candidato manualmente

1. Haz clic en New candidate (ES: "Nuevo candidato") arriba a la derecha. (Solo con add-candidate.)
2. Vas al formulario completo de candidato en https://admin.eatsyorders.com/jobs/candidates/new (ver abajo).
3. Save y confirma. Si tiene éxito: "{name} created successfully".

El estado vacío ofrece un enlace Create new candidate.

Eliminar un candidato

1. Menú de tres puntos → Delete (ES: "Eliminar"). Requiere delete-candidate.
2. Confirma en el diálogo "Delete candidate". Haz clic en Delete o Cancel.

Visibilidad: El menú de tres puntos solo aparece si tienes edit-candidate o delete-candidate.

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El formulario de candidato (alta manual / edición)

Dónde: https://admin.eatsyorders.com/jobs/candidates/new. (La versión de edición de este formulario también impulsa el drawer rápido en la pestaña Candidates.)

Visibilidad: Nuevo requiere add-candidate.

Sección: detalles del candidato

Sección: Contact Information (ES: "Información de Contacto")

Esta sección también muestra los botones Send email / Call candidate (ver la nota de arriba).

Sección: Custom Fields (respuestas de postulación)

Si la vacante elegida tiene preguntas personalizadas de postulación, aparecen aquí para que completes las respuestas del candidato (cada una mostrada según su tipo — texto, checkbox, número o email). Si la vacante no tiene campos personalizados, esta sección no se muestra.

Guardar / eliminar

• Save valida y luego muestra la confirmación "Save changes". Si tiene éxito: mensaje de creado/editado.
• Al editar, hay una acción Delete disponible (con confirmación).

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Referencia rápida: permisos usados en este capítulo

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